Timeline Ideal: Mulai dari Kapan?
Ini yang paling sering disepelekan. Banyak panitia baru order kaos H-7 dan berharap bisa selesai. Kenyataannya, produksi kaos custom butuh waktu — terutama jika ada revisi desain atau varian ukuran yang kompleks.
Timeline yang aman:
- H-30: Finalisasi desain dan konfirmasi vendor
- H-21: Kirim file final, bayar DP
- H-14: Approval sample/proof dari vendor
- H-7: Produksi selesai, siap kirim
- H-3: Kaos tiba, cek kualitas
Untuk order di atas 200 pcs atau melibatkan bordir, tambahkan 5–7 hari buffer.
Checklist Sebelum Order
Data yang Harus Disiapkan
- ☑ Jumlah peserta yang pasti (bukan perkiraan)
- ☑ Rekapitulasi ukuran per orang (S/M/L/XL/XXL)
- ☑ File desain dalam format yang benar (AI/PDF vector atau PNG ≥300 DPI)
- ☑ Referensi warna kaos yang diinginkan
- ☑ PIC yang bisa dihubungi untuk approval sample
Pertanyaan yang Harus Ditanyakan ke Vendor
- ☑ Berapa lama estimasi produksi untuk jumlah order saya?
- ☑ Apakah ada sample/proof sebelum produksi massal?
- ☑ Apa kebijakan jika ada kecacatan produk?
- ☑ Bagaimana sistem pembayaran dan pengiriman?
Distribusi Ukuran yang Realistis
Kalau belum sempat survei ukuran ke semua peserta, ini distribusi yang cukup aman untuk event umum orang dewasa:
- S: 10%
- M: 25%
- L: 30%
- XL: 25%
- XXL: 10%
Lebihkan 5–10% dari total sebagai buffer — lebih baik punya sisa kaos daripada kekurangan di hari H.
Kesalahan Umum yang Wajib Dihindari
- Order tanpa DP — vendor tidak akan jadwalkan produksimu sebelum ada kepastian pembayaran
- Kirim file JPG kualitas rendah — hasil sablon akan buram atau pixelated
- Tidak konfirmasi ukuran distribusi — ini penyebab sisa ukuran tertentu menumpuk
- Tidak minta proof tertulis — selalu minta konfirmasi via chat/email yang bisa dijadikan bukti
Dengan checklist ini, kaos eventmu akan selesai tepat waktu, sesuai desain, dan panitia bisa fokus ke hal lain yang lebih penting.